浅析基层法院电子文件管理对策/张凌志

作者:法律资料网 时间:2024-06-29 15:43:39   浏览:9602   来源:法律资料网
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浅析基层法院电子文件管理对策

张凌志


近几年,电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、网络化渐趋完善,因此,基层法院对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好,并得到长期保存,是目前所有法院档案工作者应尽的职责。
一、 从电子文件的收集、积累基础材料开始
在纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸葛环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大。“对于电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案,其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件,由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果对正式的纸质文件,有进行全文信息自动检索要求时,或者从保留文件重要修改过程的信息考虑,则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,则应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件,应当有更严格的措施。必要是,应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
二、严格电子文件的归档管理
就目前而言,电子文件归档应符合下列要求,首先从归档时间看,文书档案一般应以一个年度为限,将电子文件的终版本记录到光盘等存储载体上,以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件,宜采用备份的方法,在网上进行,但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次,从归档电子文件文件的数量后,为确保电子文件的真实性,便于保管和利用,一般以保存两同版本的电子文件为宜,一个由档案管理部门统一保管,别一个由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式,应为注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台,设备要求等进行说明,必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
三、 健全电子文件管理的检查审核制度
电子公文管理工作要得到强化,就必须建立相应的核查制度,定期对文书、档案部门进行管理检查,重点检查归档文件是否完整,公文档案形成的过程手续是否齐全,是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。
四、 规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端(专人或者部门),各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则,尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可任意进行删除处理。
五、 加强电子文件软、硬件设施管理
开辟电子档案存储地新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。并及时修补管理软件的安全漏洞,对防火和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。
六、 重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物,从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此,必须对档案员进行系统内部档案电子管理的培养。使档案员不断学习档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术,使档案工作登上新台阶。


黑龙江省伊春市汤旺河区人民法院 张凌志
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劳动人事部、邮电部关于乡邮投递员和驻段线务员从农民中招用合同制工人的通知

劳动人事部 邮电部


劳动人事部、邮电部关于乡邮投递员和驻段线务员从农民中招用合同制工人的通知
劳动人事部、邮电部



随着整个国民经济的发展,特别是农村商品经济的发展,邮电业务量大幅度上升,乡邮投递任务和线路维护任务日益繁重,必须采取适当措施,使乡邮投递员和驻段线务员得到相应的补充和巩固。根据中共中央、国务院有关改革劳动制度的指示精神,以及农村邮件报刊投递和电信线路
维护工作的特点,应当采用多种用工形式,充分利用社会力量,发展农民承包和代办、委办网点等,同时,在国家下达的劳动计划内增加的乡邮投递员和驻段线务员应招用劳动合同制工人。现将《关于乡邮投递员和驻段线务员从农民中招用合同制工人的试行办法》发给你们,请你们研究试
行,并将试行情况、经验和意见告诉我们。

附:关于乡邮投递员和驻段线务员从农民中招用合同制工人的试行办法

办法
一、为了进一步改善农村邮电服务工作,确保通信畅通,适应国民经济发展,特别是农村商品经济发展的需要,根据中共中央、国务院有关改革劳动制度的指示精神,以及农村邮件报刊投递工作和电信线路维护工作的特点,今后在劳动计划内增加的乡邮投递员和驻段线务员,应就地招
收,凡在城镇附近工作的从城镇中招收;在农村工作的,经省、自治区、直辖市人民政府或授权的单位批准,就地从农民中招收,实行劳动合同制。
二、企业招收农民合同制工人,必须在国家下达的劳动工资计划之内,有劳动计划指标(包括增员指标和补充缺员指标),并经省、自治区、直辖市人民政府或其授权的单位批准。所招收的从事乡邮投递员和驻段线务员工作的农民合同制工人,不准改变工种,也不准转为固定工。
三、农民合同制工人的使用期限,一般以五年为限,其中因工作需要,本人表现好,经企业主管部门和当地劳动部门同意,乡邮投递员和长途电缆驻段线务员可以延长三年,架空明线驻段线务员可以延长五年,到期必须辞退。农民合同制工人在企业工作期间,政治上应与所在单位固定
职工一视同仁,但社员身份不变,户口、粮油关系不转,他们在企业工作期间,由当地粮食部门按同工种固定工人的标准供应加价粮(按超购价加费用供应)。
四、农民合同制工人的招工条件:(1)具有初中毕业以上文化水平;(2)政治思想好,愿意担任乡邮投递和电信线路维护工作;(3)身体健康,能坚持繁重体力劳动;(4)十七至二十五周岁的男性青年。
五、农民合同制工人实行公开招收的办法,由本人自愿报名,乡(社)以上单位介绍,经企业和当地劳动部门进行德、智、体全面考核,择优录用。在录用后,如发现不符合招工条件或患有慢性疾病以及其他原因不能适应工作要求时,企业可以按合同规定予以辞退;违反劳动纪律和通
信纪律的,企业可以根据情节轻重分别处理,直至除名或开除。
六、农民合同制工人被录用后,立即签订劳动合同。合同条款应包括:生产(工作)任务,合同期限,双方的权利、义务和责任,劳动纪律和通信纪律,工资、保险、福利待遇以及双方认为应该签订的条款。劳动合同经双方签订后,要到当地司法公证部门办理公证手续,并报企业主管
部门和当地劳动部门备案;合同一经签订,即具有法律约束力,双方均应严格履行;劳动部门有监督、检查履行合同的责任和权力;履行合同中发生的争议,双方应及时协商解决,协商无效时,可由当地劳动部门调解或仲裁,直至按法律程序起诉。
七、农民合同制工人被录用后,应有三至六个月的熟练期(乡邮投递员和长途电缆驻段线务员为三个月,架空明线驻段线务员为六个月)。企业要对他们进行邮电企业的性质和任务、职业道德、劳动纪律、通信纪律、业务技术、安全生产等方面基本知识的教育和训练,经考核合格后,
方能上岗工作,考核不合格的,应适当延长熟练期;要教育他们树立为人民服务、对用户负责的思想,服从指挥调度,坚守岗位,积极劳动,爱护国家财产,努力完成各项任务,确保通信畅通。
八、农民合同制工人的工资待遇,根据按劳分配原则,实行新的分配制度。熟练期内的临时待遇,按同工种固定工熟练期间临时待遇标准执行。熟练期满正式上岗劳动后的工资待遇可以相当或略高于同工种固定工的水平。各省、自治区、直辖市邮电管理局、劳动人事厅、局(劳动局)
可根据当地实际情况,因地制宜地制定有关工资待遇的具体办法。
劳动合同期满或经双方同意提前解除合同时,可按农民合同制工人在企业工作年限,工作每满一年,加发本人离职前的基本工资一个月。工作不满一年、违反合同规定自动离职和因违反劳动纪律被除名或开除的,均不发给。
九、农民合同制工人的劳动保护用品和邮电标志服装,由企业按同工种固定工的标准发给使用。农民合同制工人本人患病或非因工负伤,停工医疗期以三个月为限,医疗费和停工期间的生活待遇与企业固定职工相同。疾病痊愈不能继续从事原工作的,或停工医疗到期尚未痊愈的,企业
可以辞退;非因工死亡的,由企业一次支付两个月本企业平均工资的丧葬补助费,并发给其供养直系亲属三个月本人基本工资的救济费。因公负伤、因公致残、因公死亡的各种待遇,均与企业固定职工相同。其供养直系亲属,不享受半费医疗等劳保福利待遇。
十、本办法从正式下达之日起试行。各省、自治区、直辖市邮电管理局和劳动人事厅、局(劳动局)可根据本地区的情况,作出具体规定。



1984年7月18日
  行政机关受理申请人要求其履行法定职责的申请后,其具体行政行为未完全符合法律法规对其职责的规定,致使公民、法人或者其他组织的合法权益受到侵害,仍属于不完全履行法定职责,应判决其履行法定职责。

  案情

  巫五陀向江西省于都县城乡规划建设局(下称城建局)申请拆旧建新,城建局于2011年7月21日给巫五陀颁发了《建设用地规划许可证》。任志沪的房屋与巫五陀拆旧建新的房屋相邻。因巫五陀违法超面积施工,任志沪要求被告履行法定职责。城建局于同年9月22日向巫五陀送达了《责令整改通知书》,要求:1.违法超面积部分立即停止施工;2.于2011年9月25日前严格按城乡规划建设局审定的图纸整改到位。但第三人未进行整改,仍继续施工。2011年12月15日,于都县城乡规划建设局工作人员到现场调查,随后又向巫五陀送达《责令整改通知书》,要求:1.违法超面积超层部分立即停止施工;2.严格按照我局审定的图纸整改到位。2011年12月26日,城建局向巫五陀送达《限期拆除告知书》,要求在2011年12月28日前自行拆除违法建筑物。任志沪认为巫五陀违法建房,因主管部门坐视不管,任由违法建房,已严重影响其正常生活,诉请于都县人民法院,要求确认城建局不履行法定职责违法,并责令城建局强制拆除第三人违法超面积和超层部分及封堵第三人违反规划设计条件的东西两侧门窗。

  裁判

  于都县人民法院认为,对第三人的违法建房行为,被告已依法及时作出了查处,对责令整改、限期拆除等措施,法律没有具体时间的要求,因此,原告诉被告不履行法定职责的理由不成立。

  于都县人民法院判决:驳回原告任志沪的诉讼请求。

  任志沪不服,向赣州市中级人民法院提出上诉。

  赣州中院认为,对原审第三人违反规划许可的建设行为,虽然被上诉人于都县城乡规划建设局多次作出责令整改通知和限期拆除通知,但原审第三人均未按通知要求进行整改,原审第三人明显的违法行为应当并通过有效措施即时予以制止。被上诉人虽对第三人的违法行为作出了书面的整改通知,但未积极采取措施保证整改到位。被上诉人在本案履行查处违反规划许可违法行为职责中的行为不完全,构成不作为,应判决其依法履行法定职责。一审以被上诉人已对违法行为进行查处且整改措施没有时间要求为由认为被上诉人已尽责不构成不作为的理由不成立。

  赣州中院终审判决:撤销于都县人民法院作出的(2012)于行初字第2号行政判决;由被上诉人于都县城乡规划建设局依法履行规划监管职责。

  评析

  行政机关对行政相对人要求其履行法定职责的申请受理后,行政机关或其工作人员做出具体行政行为,但该具体行政行为只部分满足了申请人的请求,如果未满足的部分,也属于法律法规明确规定行政机关应当履行的职责,行政机关则构成不完全履行法定职责,法院应判决行政机关履行法定职责。认定行政机关不完全履行法定职责应符合以下条件:

  一是行政机关或其工作人员针对行政相对人要求履行法定职责的申请做出具体行政行为。行政机关对行政相对人的申请已积极做出具体行政行为,行政机关或其工作人员不存在消极不去实施自己应当实施的行为,也不属于拒绝受理或者完全拒绝做出拒绝或不予答复的典型不履行法定职责形式。申请人对行政机关所做出的具体行政行为并不持异议,而是强调行政机关的具体行政行为未全部满足其申请。双方因此引发诉讼。

  二是行政机关负有法律法规明确规定的法定职责。本案中,根据城乡规划法第六十八条规定,城乡规划主管部门作出责令停止建设或者限期拆除的决定后,当事人不停止建设或者逾期不拆除的,建设工程所在地县级以上地方人民政府可以责成有关部门采取查封施工现场、强制拆除等措施。由此可知,城乡规划主管部门对做出责令停止建设或者限期拆除的具体行政行为后,对违法行为人不履行的情形,城乡规划主管部门还应负有向县级以上地方人民政府报告的职责,由县人民政府责成有关部门对违法行为采取强制措施。

  三是行政机关已做出的具体行政行为不能实现行政相对人要求其履行法定职责维护其合法权益的需要。本案中,虽然于都县城乡规划局对第三人的违法行为做出了具体行政行为,但第三人违法行为并没有停止,致使原告的合法权益受到侵害。故对被上诉人属于不完全履行法律规定职责。

  (作者单位:江西省赣州市中级人民法院)